Zo krijg jij een inbox zero

mail post brief enveloppe envelop

Je hebt simpelweg twee soorten mensen. Mensen die honderden – of misschien zelfs wel duizenden – ongelezen e-mails in hun mailbox hebben en je hebt mensen die geen enkele ongelezen e-mails hebben. Tot deze laatste categorie behoor ik. Al sinds mijn tienerjaren streef ik een ‘inbox zero na. Dit betekend dat ik geen enkele (ongelezen) mail in mijn inbox heb zitten. Vandaag geef ik je vijf praktische tips waarmee jij dit ook kan bereiken.

1. Begin in de ochtend

E-mail is een belangrijk onderdeel van mijn werk. Via dit medium krijg ik berichten van (potentiële) klanten, resellers en collega’s. De een heeft een vraag en voor de ander moet ik wat doen. Omdat hier vaak ook mails tussen zitten die zo snel mogelijk beantwoord moeten worden (zeker op maandag) begin ik hier mijn werkdag mee. Ik kan me ook goed voorstellen dat jij ’s ochtends juist heel productief werkt en jouw belangrijkste uurtjes niet aan zoiets onbenulligs wilt besteden. Dat is helemaal prima natuurlijk. Plan in dat geval aan het einde van de ochtend tijd in om je e-mails te beantwoorden. Blokkeer hier bijvoorbeeld van 10:00 tot 11:00 uur voor in je agenda. Dan heb je voor je lunchpauze nog tijd om belangrijke e-mails op te pakken.

2. Maak mappen

Het is makkelijker om je e-mail weg te werken wanneer je jouw inbox hebt ingedeeld in mappen. Dit kan van alles zijn. Zo heb ik in mijn privé e-mail mailboxen voor bestellingen, wedstrijd inschrijvingen en vrijwilligerswerk. In mijn werk e-mail heb ik mailboxen zoals support, resellers, bestellingen, printed matters, website… en zo kan ik nog wel eventjes doorgaan. Door gebruik te maken van mappen houd jij jouw inbox overzichtelijk en kun je e-mails later makkelijk weer terugvinden.

3. Categoriseer je e-mail

Sinds e-mails een belangrijk onderdeel van mijn werk is geworden, merk ik dat ik het meest productief kan werken als ik mijn binnenkomende e-mails categoriseer. Ik zelf heb drie categorieën: 1. e-mails waar ik niets mee hoef te doen (deze zijn vaak ter informatie of spam), 2. e-mails die ik direct moet oppakken (omdat ze weinig moeite kosten om te beantwoorden of dringend zijn) en 3. e-mails waar ik later die dag iets mee ga doen, deze markeer ik dan. Door het op deze manier aan te pakken ga je eerst helemaal door jouw ongelezen e-mails voordat je de langere taken uitvoert die eruit voort komen. Het is natuurlijk ook belangrijk dat je wel daadwerkelijk iets doet met de e-mails die je markeert. Meestal is dat het eerste wat ik doe zodra ik klaar ben met mijn e-mails en er geen dringende(re) zaken op mijn to lijstje staan. Doordat je deze e-mails markeert (ik gebruik hiervoor verschillende kleurtjes) vergeet je ze niet en voorkom je dat ze onder op de stapel belanden.

4. Houd je mailbox bij

Goed, het is je gelukt om al jouw ongelezen e-mails eindelijk te lezen. En nu? Nu moet je dit natuurlijk bijhouden zodat jouw inbox op nul blijf staan. Hier zijn twee manieren voor. Je leest ze meteen of pas aan het einde van de dag. Zelf vind ik het prettig om gedurende de dag mijn mailbox in de gaten te houden. Dat doe ik ook voornamelijk omdat ik weet dat ik dringende e-mailtjes binnen kan krijgen. Negen van de tien keer beantwoord ik mijn e-mails dus vrijwel meteen. Maar ook ik heb soms mijn focus nodig doordat ik met iets belangrijks bezig ben of een strakke deadline heb. Op zulke momenten laat ik mijn mailbox even voor wat het is. Ik zie in een pop-up nog steeds wat er binnenkomt, maar besluit om er op dat moment eventjes niets mee te doen. Als jij deze tactiek ook wilt toepassen, plan dan later op de dag nog een momentje voor je e-mails in. Doe dit tegen het einde van jouw werkdag, maar zorg wel dat je nog voldoende tijd over hebt om acties meteen uit te kunnen voeren.

5. Stop met uitstellen

Ik snap dat het overweldigend kan zijn als je veel ongelezen e-mails hebt. Het lijkt dan alsof er geen einde aan komt. Toch moet je dit niet uitstellen en er zo snel mogelijk aan beginnen. Hoe langer je uitstelt, hoe groter deze stapel wordt. Vergelijk het maar met jouw was; de wasmand raakt steeds voller tenzij je er iets aan gaat doen. Mocht je nu honderden ongelezen e-mails hebben, begin dan klein. Plan ieder dag een uurtje in om je e-mails te bekijken en voor je het weet heb je geen ongelezen e-mails meer. Door goed te categoriseren (zie stap 3) kun je er sneller doorheen dan je denkt. Met de meeste mails hoef je waarschijnlijk niets te doen en kun je zo weggooien of in je mappen bewaren.

Heel veel succes!

Heb jij een inbox zero? Of zou je deze graag willen?

Cheers!
Sandra-Anna

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *